Κατά την πρώτη γνωριμία με την επιχειρηματική αλληλογραφία μπορεί να πάρει την εντύπωση ότι αυτό είναι πολύ περίπλοκο ένα σύστημα. Στην πραγματικότητα, διαφορετικά είδη επιχειρηματικών επιστολών αντιστοιχούν οργανικά στις ανάγκες ενός ατόμου στην αλληλεπίδραση.
Επιχειρησιακή επιστολή για τη συνεργασία
Η πρώτη γέφυρα μεταξύ πιθανών μελλοντικών εταίρων είναι κατά κανόνα επιχειρησιακή επιστολή για τη συνεργασία. Οι εκπρόσωποι των δύο εταιρειών μπορούν ήδη να εξοικειωθούν και να διεξαγάγουν προκαταρκτικές διαπραγματεύσεις, αλλά η επίσημη επαφή θα είναι η επιστολή για τη συνεργασία.
Σημαντικά σημεία για αυτό το έγγραφο:
- προσφυγή σε ένα συγκεκριμένο πρόσωπο.
- αναφορά στη συνάντηση ή στην πηγή πληροφοριών σχετικά με αυτήν την επιχείρηση.
- σύνοψη της ουσίας της υπόθεσης ·
- πίνακες, τιμές και άλλες πρόσθετες πληροφορίες είναι καλύτερα να στείλετε στην αίτηση.
Επιχειρησιακό γράμμα της συνάντησης
Εάν είναι επιτυχής, το επόμενο βήμα θα είναι μια επιχειρησιακή επιστολή της συνάντησης. Αυτό το είδος επιχειρηματικών επιστολών μπορεί να μειώσει τον αριθμό των ενδιάμεσων σταδίων των διαπραγματεύσεων και να επηρεάσει την επιτυχία της επικείμενης συνεδρίασης. Ο ενδιαφερόμενος πρέπει να σκεφτεί τις λεπτομέρειες με τις ελάχιστες λεπτομέρειες:
- κανονισμούς ·
- ατζέντα ·
- να διατυπώσουν θέματα προς συζήτηση ·
- να περιγράψει το φάσμα των δευτερογενών ζητημάτων που ενδέχεται να προκύψουν κατά τη διαδικασία.
- προετοιμάστε τις εφαρμογές πληροφόρησης, τις οποίες η άλλη πλευρά πρέπει να διαβάσει πριν από τη συνάντηση.
Μια τέτοια συνετή επιχειρησιακή επιστολή θα βοηθήσει να αποφευχθούν παρεξηγήσεις, ασυμφωνίες, άλλες δυσάρεστες στιγμές που μπορεί να επηρεάσουν το αποτέλεσμα των διαπραγματεύσεων. Με βάση τα αποτελέσματα των διαπραγματεύσεων, γράφεται μια άλλη επιχειρησιακή επιστολή σχετικά με τη συνεδρίαση - αλλά ήδη με τη μορφή έκθεσης για τα επιτευχθέντα αποτελέσματα. Εξυπηρετεί τον ίδιο σκοπό: να διασφαλίσει ότι οι εταίροι ερμηνεύουν σωστά τις συμφωνίες που επιτεύχθηκαν. Το δεύτερο μέρος καλείται να επιβεβαιώσει τα πρακτικά της συνεδρίασης ή να προβεί, κατά κανόνα, σε τροποποιήσεις, για μία ημέρα.
Άλλοι τύποι επιχειρηματικής αλληλογραφίας
Με τις ήδη καθιερωμένες σχέσεις, τις περισσότερες φορές, αυτοί οι τύποι επιχειρηματικών επιστολών, όπως ένα επιχειρηματικό επιστολικό αίτημα και, κατά συνέπεια, μια επιστολή-απάντηση. Με οποιεσδήποτε αλλαγές στις ρυθμίσεις ή όταν απαιτούνται πρόσθετες πληροφορίες, μια επιχείρηση στέλνει άλλη επιστολή αίτησης.
Για να διατηρήσουν τις υπάρχουσες επιχειρηματικές σχέσεις ή να δημιουργήσουν νέες, παρέχονται τέτοιοι τύποι επιχειρησιακών επιστολών όπως επιστολή πρόσκλησης για επιχειρήσεις και επιστολή επιχειρηματικής διαφήμισης. Η επιχείρηση μπορεί να οργανώσει ένα συνέδριο, μια έκθεση, ένα σεμινάριο κ.ο.κ. και να προσκαλέσει πραγματικούς και πιθανούς συνεργάτες στο πρόσωπο της διοίκησης ή ολόκληρης της ομάδας. Θα είναι φθηνότερο να στείλετε μια επιστολή πωλήσεων, αλλά η επιστροφή από αυτή είναι πολύ χαμηλότερη.
Η επιχειρηματική εθιμοτυπία περιλαμβάνει ένα γράμμα ευγνωμοσύνης σε απάντηση στην εκπλήρωση του αιτήματος του αντισυμβαλλομένου ή για άλλη συνεργασία.
Ορισμένα είδη επιχειρηματικής αλληλογραφίας μπορεί να είναι πιο δύσκολο να γραφτούν. Αυτά είναι:
- επιχειρησιακή επιστολή απόρριψης ·
- επιχειρηματική επιστολή με συγγνώμη?
- επιχειρηματική επιστολή-απαίτηση?
- επιχειρηματικό επιστολικό αίτημα.
Στα έγγραφα αυτά, είναι ιδιαίτερα σημαντικό να διατηρηθεί ένας καλός και σεβαστός τόνος. Όσο για την επιστολή της αίτησης, τότε, σύμφωνα με τους κανόνες της επιχειρηματικής ηθικής, η διατύπωση της παραπομπής χρησιμοποιείται ακόμη και στις περιπτώσεις που στη ζωή θα υπήρχε μια απαίτηση.
Τι να ψάξετε στην επαγγελματική αλληλογραφία:
- μια σημαντική στιγμή για κάθε επαγγελματική επιστολή είναι μια έκκληση σε ένα συγκεκριμένο πρόσωπο, με τη σωστή ορθογραφία του πλήρους ονόματος, θέση, το όνομα της εταιρείας?
- ανεξάρτητα από το αν γράφετε ένα ηλεκτρονικό επιχειρησιακό γράμμα ή ένα έγγραφο χαρτί - θα πρέπει να είναι στο επιστολόχαρτο της εταιρείας με όλα τα απαιτούμενα?
- ηθική, ορθότητα και σεβασμό - ο μόνος αποδεκτός τόνος για επιχειρηματικές επιστολές.
- η επιστολή θα πρέπει να διατηρείται σε ένα στεγνό, επιχειρηματικό στυλ - είναι καλύτερα να αποφύγετε συναισθηματικές στροφές από τη συνηθισμένη ομιλία.
Μια επιχειρησιακή επιστολή, γραμμένη με αυτές τις αποχρώσεις, θα κάνει μια καλύτερη εντύπωση του αποστολέα σας. Και στον επιχειρηματικό κόσμο, αυτό θα σας βοηθήσει να ανοίξετε τις σωστές πόρτες.